L'Apu ritiene precipuo scopo e sua finalità per l'adeguata tutela dei suoi associati, utenti di servizi amministrativi condominiali, adottare le regole e i principi cui dovrebbe attenersi nello svolgimento del mandato professionale di gestione e amministrazione immobiliare e condominiale il soggetto,persona fisica o società,che detto mandato assume per conto dei condomini,dei conduttori,degli utilizzatori a vario titolo di immobili abitativi in ambito condominiale o comunque di proprietà immobiliare strutturata in forma complessa di edificio.

La normativa vigente, segnatamente le regole dettate dal codice civile in materia di condominio e contratto di mandato, non garantisce il cittadino utente con un adeguato sistema di controlli e garanzie con particolare riguardo alla certezza e alla qualità della prestazione professionale,affidabilità, competenza e preparazione del fornitore del servizio amministrativo e/o gestionale,possibili rapidi ed efficaci rimedi nel caso di provocati danni con una gestione non oculata e rispettosa delle regole
.
L'utenza avverte l'esigenza di una disciplina del mercato delle prestazioni professionali in materia di amministrazione immobiliare attese peraltro le notevoli ed incrementate funzioni che la legge ha affidato in materia di sostituto di imposta,di sicurezza del lavoro in ambito condominiale,di sicurezza degli impianti,di monitoraggio delle condizioni statiche degli edifici e considerata altresì l'attuale evoluzione delle linee di disciplina e indirizzo delle professioni intellettuali che secondo l'orientamento più volte espresso dall'Autorità Garante della concorrenza e del Mercato dovrà salvaguardare la duplice esigenza della libera concorrenza tra i prestatori di servizi professionali e della piena tutela dell'utente -consumatore finale in merito alla qualità delle prestazioni.

Con il presente documento l'Apu individua le funzioni e i requisiti che il servizio di amministrazione condominiale e immobiliare devono assolvere per garantire all'utente effettive uno standard qualificativo delle prestazioni che abbia risponda a principi di trasparenza ed efficacia nella gestione tecnico-amministrativa dei beni e servizi in ambito condominiale e immobiliare,in particolare:

· sulla qualità e quantità dei servizi e delle prestazioni erogati nelle loro diverse forme e sui relativi costi riferiti ad un tariffario;
· sulla gestione amministrativa tecnico contabile ispirata a principi di trasparenza,efficienza, rapidità dei controlli e certezza dei diritti dell'utente consumatore in tal senso;
· sulla salvaguardia-controllo delle condizioni statiche, di sicurezza del fabbricato e di efficienza degli impianti e sulla conseguente gestione dei supporti documentali e informativi a tal fine previsti;
· sulla necessità di perseguire l'obiettivo di composizione stragiudiziale delle vertenze sorte in ambito condominiale

· Il perseguimento e raggiungimento dei quattro obiettivi sopra indicati è condizione di base per misurare la rispondenza del servizio condominiale offerto all'interesse dell'utente.

Queste regole si valgono applicano in tutti i rapporti riferibili al mandato di amministrazione condominiale e immobiliare, indipendentemente dalla natura del mandatario, dalla dimensione e dalla destinazione funzionale degli immobili oggetto del servizio.Il loro precipuo scopo e finalita' è quello di tendere a scelte di mercato nell'ambito professionale,sia delle persone fisiche con incarico gestionale sia delle eventuali societa' di servizi amministrativi condominiali -immobiliari ,capaci di soddisfare bisogni e aspettative dell'utente condomino/condominio in un ambito di fornitura di servizi che assicurino un alto valore aggiunto, massima copertura dal rischio gestionale,continuita' e regolarita' dei meccanismi di verifica/controllo, partecipazione dell'utenza alle scelte ,acquisizione piena di livelli conciliativi di soluzione delle controversie e vertenze in ambito condoiminiale e dei rapporti tra condomini e amministrazione.

E' evidente che tali regole possono essere sottoscritte da chi assume l'incarico di amministrazione con apposita formalizzazione contrattuale: le regole possono in tal caso essere adottate, con i limiti e le forme disposte dalla legge, nella sua interezza dall'assemblea di condominio o dal mandante terzo in allegato a uno dei documenti che regolano il rapporto tra Amministratore e mandante (regolamento, mandato, ecc.), costituendo così per i contraenti norma cogente per le rispettive funzioni.

Se invece,come accade per i piccoli edifici gestiti da condomini,non interviene un vero e proprio rapporto contrattuale di mandato le presenti regole possono essere liberamente richiamate da uno o più soggetti direttamente o indirettamente coinvolti nell'amministrazione dell'edificio

4. Dati e requisiti di base

La funzione dell'Amministratore immobiliare e condominiale è basata sul principio legale del mandato e sul presupposto di un rapporto fiduciario e deve quindi svolgersi nel rispetto di precise regole che dovranno riguardare

a) eseguire le deliberazioni dell'Assemblea dei condomini adottate in conformità della legge e curare l'osservanza del Regolamento di condominio;
b) disciplinare l'uso delle cose comuni e la prestazione dei servizi nell'interesse degli utenti e del condominio;
c) riscuotere i contributi ed erogare i fondi per le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria e per l'esercizio e la gestione dei servizi riferiti alle parti agli impianti e ai locali comuni;
d) impegnarsi operativamente per il mantenimento dei requisiti essenziali dell'edificio ponendo in atto ogni altra attività volta a conservare il valore patrimoniale degli immobili e del condominio nel tempo, per la sua salvaguardia urbanistica e ambientale contro ogni iniziativa di sua illegittima trasformazione nell'uso;
e) favorire scelte di cooperazione tra i diversi soggetti coinvolti, direttamente o indirettamente, nella gestione degli immobili, adoperandosi per evitare che sorgano dissidi tra gli utenti ;
? porre in atto ogni possibile azione al fine di risolvere, anche mediante procedure stragiudiziali di conciliazione nell'ambito di scelte in tal senso operate dall'APU anche in collaborazione con il SUNIA,con le associazioni degli amministratori, su tutte le controversie tra gli utenti proprietari fra questi e l'Amministratore, fra loro ed i fornitori e fra tutte le parti che comunque vengano a trovarsi in conflitto nell'ambito degli immobili amministrati.
f) proporre all'assemblea una adeguata copertura assicurativa dell'edificio con polizza globale fabbricati;
g) assicurare un rapporto coi singoli utenti ed eventualmente gestire i reclami degli utenti del condominio
h) dare informazioni all'utente e, se richieste, alle Pubbliche Autorità nei limiti imposti dalle normative vigenti con particolare riguardo agli obblighi di trasparenza previsti dalla legge 7/8/1990 n.241;
l) mettere in grado i condomini di prendere visione dei giustificativi di spesa e dell'estratto del conto corrente bancario o postale in qualsiasi momento e consentire per un congruo termine (almeno trenta giorni) prima della approvazione del bilancio condominiale l'esame dei conti e della documentazione agli utenti anche a mezzo della propria associazione di tutela e rapopresentanza,
m) organizzare il lavoro dell'eventuale personale del condominio, nell'ambito delle disposizioni di legge vigenti;
n) escludere ogni interesse personale privato e/o societario, del proprio personale di studio e dei propri familiari, dai rapporti nascenti dal mandato di Amministratore verso professionisti, imprese, fornitori di servizi e/o mezzi di qualsiasi natura e specie;
o) custodire il Registro dei verbali fino alla scadenza del mandato e tutta la documentazione da trasmettere all'Amministratore subentrante.

p) mantenersi costantemente informato su fatti e circostanze riguardante l'immobile amministrato con particolare riferimento alla conservazione della documentazione in grado di descrivere con completezza ed accuratezza i requisiti essenziali dell'edificio, nonché lo stato tecnico-amministrativo del condominio (vedi l'elencazione allegata)

q) curare il mantenimento della propria formazione professionale aggiornandosi regolarmente sulla legislazione e normativa tecnica e in generale su tutte quelle informazioni e cambiamenti che possono influenzare gli interessi dell'utenza quale:
r) mantenere il segreto professionale su notizie e fatti inerenti gli utenti, di cui si sia venuto a conoscenza nell'esercizio delle funzioni affidate col mandato;

s) non commerciare a fini di lucro, anche saltuariamente immobili compresi nel gruppo delle gestioni amministrative a lui affidate;
t) non essere partecipe, anche se in maniera occulta, ad imprese, società, organismi commerciali, artigianali e/o industriali fornitori dell'immobile condominiale in amministrazione;
v) non ricevere compensi a titolo di agente di commercio e/o regalie per fornitore al condominio dallo stesso amministrato.

a) Essere maggiorenni di età
b)
c) possedere una conoscenza multidisciplinare che consenta di individuare e prevenire i rischi nei quali si potrà incorrere nella conduzione di un condominio;
d) non avere subito condanne per delitti contro il patrimonio;
e) assicurare un soddisfacente livello qualitativo del personale alle proprie dipendenze;
f) avere adeguata e sufficiente disponibilità temporale per espletare l'incarico;
g) garantire un'ampia disponibilità ed un'adeguata reperibilità personale e telefonica;
h) fornire un'adeguata garanzia e sicurezza per le somme depositate anche attraverso idonea copertura assicurativa o fideiussoria per rischi professionali a tutela degli interessi e diritti degli amministrati;
l) Concordare preventivamente col condominio amministrato il compenso commisurato all'entità e alla qualità dell'impegno profuso e giustificando l'entrata corrispondente con regolare documento fiscale che comprenderà ogni compenso percepito a qualsiasi titolo e motivazione.
Se nell'espletamento del mandato l'Amministratore si avvalga dell'opera di altri soggetti con compiti professionali (dipendenti, collaboratori, ecc.), tali soggetti dovranno essere qualificati secondo i precedenti requisiti.

LA RACCOLTA DELLA DOCUMENTAZIONE CONDOMINIALE

La sempre crescente mole di adempimenti che la legge pone a carico del condominio si traduce in un costante incremento dei documenti delle certificazioni che la legge o le esigenze e le regole di una corretta amministrazione impongono, o comunque consigliano.
L'elencazione sotto riportata fornisce un quadro tendenzialmente completo dei documenti che il condominio a vario titolo e per diverse ragioni può tenere:
a) planimetria aggiornata dello stabile condominiale;
b) elaborato planimetrico con la rappresentazione delle parti e dei locali comuni ;
c) scheda grafico tecnica dell'impianto di riscaldamento centrale e dell'eventuale impianto di aria condizionata;
d) scheda grafico tecnica dell'impianto di distribuzione dell' acqua;
e) scheda grafico tecnica dell'impianto di adduzione gas di rete;
f) scheda grafico tecnica dell'impianto elettrico comune;
g) scheda grafico tecnica per ogni ascensore, o di elevatore di merci e/o auto;
h) scheda grafico tecnica per ogni impianto comune di antenna televisiva;
i) copia autentica per la polizza assicurativa globale del fabbricato;
j) fascicolo della raccolta di tutti gli attestati di conformità integrale degli impianti (d,e,f,g,h,i,j) con eventuale nulla osta VV.FF., se richiesto;
k) decreti di vincolo ai sensi della legge 01/06/1939 n. 1089 e successive modifiche e integrazioni;
l) tabella generale dei millesimi di proprietà e tabelle particolari per il riparto delle spese;
m) regolamento condominiale con la chiara indicazione della data del verbale di approvazione, nel caso di Regolamento assembleare o del rogito nel caso di Regolamento contrattuale; con allegati e fascicolati tutti i verbali e/o atti delle eventuali modifiche succedutesi nel tempo;
n) raccolta di rendiconti e riparti degli ultimi 10 anni approvati dall'assemblea con la firma di convalida del Presidente dell'Assemblea, del Segretario e dell'Amministratore, per la verifica dell'autenticità;
o) atti , contratti e convenzioni costitutivi di servitù prediali e di altri diritti,rapporti e obblighi nei confronti di terzi;
p) attestato di codice fiscale condominiale;
q) attestato partita IVA amministratore
r) raccolta dei giustificativi di spesa ;
s) copia delle dichiarazione annuale ai sensi DM 12/11/98 sull'elenco dei fornitori;
t) copia del mod.770 che il condominio è obbligato a presentare quale sostituto d'imposta;
u) Copia della dichiarazione di inizio lavori (DIA)ai fini delle agevolazioni fiscali per gli interventi di manutenzione e ristrutturazione e copia della dichiarazione alla ASL dell'inizio lavori,copia della dichiarazione di esecuzione lavori di soggetto abilitato ;
Tenuta del libro paga,del libro matricola e del libro infortuni se il condominio ha personale alle proprie dipendenze

LA GESTIONE CONTABILE DEL CONDOMINIO

La chiarezza e trasparenza della gestione contabile sono obiettivi imprescindibili che una corretta amministrazione deve efficacemente garantire all'utenza.
Perché questo avvenga occorre far si che l'obbligo di rendiconto,sancito dall'articolo 1130 CC ,si traduca in un documento contabile riepilogativo dell'esercizio gestionale che rispetti un modello e delle regole di standardizzazione tali da rendere chiare e comprensibili agli utenti le voci e i capitoli di entrata e di spesa.
L'amministratore condominiale oltre alla tenuta di un giornale di contabilità (prima nota).Il vero e proprio documento contabile deve articolarsi in:
-un conto economico riepilogativo della gestione;
-un prospetto della situazione patrimoniale;
- il vero e proprio rendiconto contenente l'analitica classificazione delle voci di entrata e di spesa con suddivisione delle spese in gruppi o categorie correlate alle tabelle di ripartizione esistenti secondo il regolamento di condominio ;
dovrà essere infine prevista una dettagliata scheda della situazione dei fondi di riserva esistenti in ambito condominiale.